Siseministeeriumi analüüs tõi esile pea kõigi riigiasutuste ühise mure – avalikkuse eest hoitakse peidus sadu tuhandeid või isegi miljoneid dokumente, mis peaksid juba ammu avalikud olema.
Igal ministeeriumil ja pea igal riigiasutusel on dokumendiregister, kuhu pannakse üles kirjavahetused, lepingud, analüüsid ja memod ehk suur osa ametnike kirjatööst. Siseministeeriumi haldusalas toodeti läinud aastal ligi 400 000 dokumenti. Neist 88 protsenti pole avalikkuse silmadele mõeldud ehk neil on kirjas "asutusesiseseks kasutamiseks". Veebilehel on niisuguste dokumentide kohta küll märge, kuid faile seal lugeda ei saa.
Siseministeeriumi siseauditi osakond uuris, kuidas ministeeriumi haldusalas dokumentidega ringi käiakse. Muu hulgas tuvastati, et 3,3 protsenti möödunud aasta tööst ehk ligi 11 000 dokumenti on varjatud ilma põhjuseta.
"Üks osa nendest dokumentidest on tegelikult sellised, mida meile saadetakse, kus teised isikud on peale pannud juba AK-märke ja meie süsteemis nad ringlevad edasi," selgitas siseauditi osakonna juhataja Tarmo Olgo.
"Ja teised on sellised, kus inimesed võib-olla on tunnetanud seda informatsiooni kuidagi niimoodi, et see on nagu olulisem ja seda peaks kuidagi rohkem kaitsma ja ei ole tahtnud teha avalikuks," lisas Olgo.
Seadus lubab dokumenti avalikkuse eest varjata ainult väga kindlatel juhtudel ja kindlaks ajaks. Ehk ametniku suvast ei tohiks see sõltuda. Olgo märkis, et siseministeeriumi valitsemisalas on üle 8000 inimese ja kõik võivad eksida.
"Me oleme ka oma analüüsis soovitanud, et tegelikult võiks rohkem tähelepanu pöörata sellele, et asutuste sees koostada selliseid üldiseid juhiseid ja töötajaid siis rohkem ka koolitada, et millal mingisuguseid AK-piirangu märkeid võib kasutada ja millal ei ole see kohane," ütles Olgo.
Andmekaitse inspektsiooni õigusnõunik Liisa Ojangu ütles, et siseministeerium pole siin erand. Vigu dokumentide varjamisel tehakse pea kõigis riigiasutustes ja omavalitsustes.
"Juurdepääsupiiranguid pannakse varmalt peale, aga sisu ei pruugi üldse vastata sellele," sõnas Ojangu. Nii näiteks seavad asutused juurdepääsupiirangu paljudele eraettevõtetega seotud kirjadele.
"Aga asutus ise ei ole võtnud vaevaks hinnata, kas seal tegelikult ka kellegi ärisaladus sees on," rääkis Ojangu. "Sest ettevõtted ise on väga varmad alati märkima, et kõik nende dokumendid ja kirjavahetus riigiasutustega sisaldab nende ärisaladust."
Ebaseaduslikult võidakse varjata miljoneid dokumente
Mitu korda suurema mastaabiga mure puudutab neid dokumente, mille juurdepääsupiirangu tähtaeg on lõppenud. Sõltuvalt piirangu alusest võib dokumenti varjata viis kuni seitsekümmend viis aastat. Viieks aastaks seatud tähtaega võib vajadusel pikendada veel viie aasta võrra.
Pärast tähtaja möödumist peaks dokument ilmuma avalikku registrisse, seda ütleb seadus. Aga reaalsus on hoopis teine. Dokumendid antakse välja ainult teabenõude esitajale. See omakorda eeldab, et inimene peab oskama dokumenti välja küsida, teadmata, mis seal kirjas on. Nii ka siseministeeriumi haldusalas. Tarmo Olgo sõnul on tegemist tehnoloogilise probleemiga.
"Kas ta nii peaks olema seaduse mõttes?" küsis Olgo ja vastas ise: "Loomulikult mitte. Aga siin on need kohad, kus me üleriigiliselt tegeleme infosüsteemide ajalooliste taakadega. Need ei ole nii lihtsasti lahendatavad."
Ka Liisa Ojangu ütles, et Eesti ametiasutustes kasutatav dokumendihaldussüsteem ei võimalda dokumente automaatselt avalikustada.
"Vahepealne variant oleks see, et ta annab teavituse inimesele, et sellel dokumendil hakkab tähtaeg mööda saama, kinnita, kas võid avalikustada ja vasta," pakkus Ojangu. "Aga minu meelest isegi sellist rakendust ei ole praegu kasutusel."
Siseministeeriumi analüüsis märgitakse, et tegelikult on niisugune võimalus olemas. Aga see on välja lülitatud, sest süsteem ei luba märkida, kellele teavitus saadetakse. Õigemini, teavituse saab dokumendi koostaja, aga tema ei pruugi selleks ajaks enam tööl olla.
Tarmo Olgo lisas, et niisuguste teavituste igapäevane ülevaatamine oleks ametnikele ka üsna koormav.
"Piltlikult öeldes, iga aasta tuleks üle vaadata käsitsi kuskil 500 000 kuni 600 000 dokumendi AK-piirangu kehtivus. See on päris suur töö," märkis Olgo.
Niisiis jäetaksegi need dokumendid varjatuks. Ja sajad tuhanded dokumendid puudutavad ainult siseministeeriumi haldusala. Kõik riigiasutused rikuvad samal moel seadust ja hoiavad ilmselt salajas ühtekokku miljoneid dokumente.
Aga kuidas siis edasi? Põhimõtteliselt võiks iga huviline pöörduda andmekaitseinspektsiooni poole kaebusega ja nõuda, et seaduserikkumine lõpetataks olenemata sellest, kui palju see maksaks. Andmekaitseinspektsioon omakorda peaks alustama järelevalvemenetlust.
"Meil sihukest alust ei ole jah, et kui ettekirjutuse täitmine maksaks palju, siis ei peaks seda täitma. Põhimõtteliselt sinna suunas see läheks, jah," ütles Ojangu.
Loe ERRist.